名家专栏

创建清晰有效SOP/陈绣茗

近期为一家清洁服务企业编制标准操作手册,除了业主想要规范清洁员工们的行为标准,更主要是作为培训新清洁员工的根据。

在信息采取的过程,除了大开眼界之外,还真的应验了一句俗语——“外行看热闹,内行看门道”。

一个看似简单的清洁工作,其实内部所隐含的知识还真不少,就如烫一件衣服为例,随便烫也是烫,但要烫得所谓“好”还需要知识与功夫,还真难为了这些清洁工人与管理这些工人的业主。

一整天的资料采集下来,跟团队队友在车程中聊着就聊到,许多业主看编制作业程序也是如此。

这么多年遇过不少不能明白的企业业主,总是认为我们就是敲敲键盘打打字,既使是编制流程也是手到擒来,因此就感觉很简单,但是如果他们有亲自去编制时,就会知道那确实事一件不简单的事情。

标准操作程序(SOP)是重要文件,为在组织内执行各种任务提供分步说明。无论是在任何企业环境、制造业或服务业,一套精心制定的SOP对于简化流程、确保一致性和保持质量都有着高度的影响。 

过去的文章中多次有提起,有关判断作业程序的质量究竟是好还是不好,取决于其撰写的部分是否清晰、简洁且有效。

要编制一份好的作业程序,以下几项作为参考。

1. 了解目的和范围

在开始编写过程之前,必须清楚地了解SOP的目的和范围。

确定SOP将涵盖的具体任务或流程,并定义其目标受众。就如要盖房子之前必须清楚房子建筑蓝图。

2. 邀请主题专家参与

要打造一个准确且全面的SOP,若能让对流程或该任务有深入了解的员工或主题专家参与为最佳。

主题专家可以提供有价值的见解,确保SOP反映执行任务的最有效和高效的方式。他们的专业知识有助于识别潜在的陷阱和安全措施,从而提高文件的整体质量。

3. 使用清晰准确语言

清晰度是编写良好的SOP的基石。避免可能导致误解的行话、技术术语和模棱两可的语言。使用简单明了的句子,确保每个步骤都易于理解。

根据不同的读者需求,使用图表或插图等视觉辅助工具来补充书面说明并提高理解力。

取上述清洁公司的例子,其作业程序将会是全程以图片展示,让清洁员工可以明白进而得到有效的学习。

4. 保持一致格式

格式的一致性是使SOP易于使用的关键。使用逻辑流程组织文文件,将复杂的过程分解为更小的、易于管理的步骤。使用标题、副标题和项目符号来增强可读性。此外,建立标准化编号系统以帮助读者轻松浏览SOP。

5. 确保完整性和准确性

SOP必须全面,不留任何含糊之处或假设,更不存在“常识”认知,以避免因认知差异而产生误解并引致出错。

另外还有4点,下一期再续。

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企业上市内功修炼课 内部管控至关重要/程志彬

当企业追求上市梦想时,无疑是迈出了重要的一步,但成功上市绝非只是凭借亮眼的业绩报表,建立健全的内部管理体系同样至关重要。

它就像是企业的内功修炼,能够确保公司经营的规范性、财务信息的可靠性,以及投资者的信心。

本文将探讨内部管控的重要性以及建议如何加强内部管理,使企业在上市征程中更加坚实。

所谓内部管控,简单来说就是企业为了实现经营目标,和保证财务报表真实可靠而制定的各种规则、程序和方法。

涵盖的范围包括组织架构的搭建、风险识别的能力,也包括员工的职业道德和做事流程的规范,更少不了信息沟通的畅通以及内部监督的严格性。举个例子,内部管控就好比公司制定的一套游戏规则,让大家按照章程办事,从而保证整个游戏的有序进行。

一个完善的内部管控体系通常包括环境控制、风险评估、活动控制、信息沟通和内部监督等方面。

首先是环境控制,相当于制定游戏规则的管理层,强调诚信经营和内部控制的重要性。

识别潜在风险

其次是风险评估,就像玩游戏前需要预估可能遇到的困难一样,企业需要识别潜在的经营风险。然后是活动控制,针对识别出的风险,制定相应的控制措施应对,避免出现危险。

信息沟通也十分重要,确保公司内部各部门之间信息共享,保持步调一致。最后是内部监督,需要有专门的监督机构或人员,时刻监督游戏过程,发现违规行为及时纠正。

通过遵循这些方面的指引,企业能够建立一套行之有效的内部管控体系,从而确保公司经营朝着既定目标稳健发展。

对于渴望上市的企业而言,健全的内部管控是通往资本市场的敲门砖。它能够为企业带来诸多好处。首先,健全的内部管控可以有效防止财务舞弊行为的发生,会大大增强财务信息的可靠性,使财务报表的可信度大大提高。

其次,提升投资者的信心。完善的内部管控表明公司治理良好,能够有效识别和管理风险,一切依法合理经营。这将吸引更多的投资者参与,为企业募集到更多资金,提高发行价格。

此外,良好的内部管控能够降低经营风险,帮助企业识别潜在的经营风险。通过有效的风险控制,企业可以减少财务损失、运营中断等情况的发生,保障企业的平稳发展。

优化业务流程

最后,内部管控还能提高运营效率,优化业务流程,减少流程中的漏洞和盲点,提高企业整体竞争力。

因此,对于想要上市的企业来说,光靠亮眼的业绩是远远不够的,建立良好的内部控制体系同样至关重要。

只有通过内功修炼,才能够在上市征程中披荆斩棘,最终实现企业的梦想。

稳健发展要诀

我们建议企业可以从以下各个方面采取一系列措施来加强内部管控,以确保公司的经营稳健发展。

首先,必须建立明确的组织架构和职责分工,确保各部门之间协调配合。

其次,加强对风险的评估和管理,及时发现潜在风险并采取措施加以应对。

第三,建立健全的内部审计机制,加强对公司内部各项业务活动的监督和检查。

同时,加强员工培训,提高员工的职业道德水平和业务素质,增强员工的合规意识和风险意识。

此外,加强信息系统建设,确保财务信息真实性和准确性,提高信息处理的效率和安全性。

再来,加强内部沟通,确保公司内部各部门之间信息共享和协同工作。

最后,建议务必建立有效的内部监督机制,确保监督措施的有效实施,及时发现和纠正违规行为。

相信通过以上措施,企业能够建立起一套行之有效的内部管控体系,提高公司的整体经营管理水平,为企业的上市之路铺平道路,奠定坚实的基础。

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