名家专栏

SOP写作最佳实践/陈绣茗

上一期分享了5点关于标准作业程序(SOP)写作最佳实践的办法,在此继续为各位读者分享另4点。

6. 安全和风险管理

编写SOP时,安全始终应放在首位。将安全指南和风险管理措施纳入程序中,特别是涉及潜在危险的任务。

制定紧急协议并为处理不可预见的情况提供明确的指示。

对安全的重视不仅可以保护员工,还有助于减轻组织的潜在责任。

例如:一家清洁公司的员工,风险在于当员工攀爬高处或者在高处执行清洁工作。即使那只是一个在家里执行清洁工作的劳工,当这个劳工攀上爬梯时,如果错误使用爬梯或者爬到高处,很可能会发生失去平衡而跌倒的意外事件。

7. 与用户一起测试

在最终确定SOP之前,可以邀请不熟悉该流程的员工一起执行以便进行测试。此步骤可以为编写者提供有价值的意见反馈,并有助于识别任何不清楚或缺失的信息。

再来,撰写SOP这么多年,看过所有的作业程序中99%都是以文字居多,甚至读完一段长长的说明后,才发觉该段落仅解释”为什么需要这本作业程序”。

很明显编写该SOP的人,是上网找了很多的参考文献,东凑西拼组合而成。繁杂的文字阅读下来,读者不仅没有建立对文件的概念,还因为阅读疲劳而无法真正理解。

真实上,文件书写的层次是需要有计划的编排,这也是我们在编写SOP前必须做好的功课之一。

8. 审批流程

SOP应经过彻底审查并获得批准后才生效并实施,为此建立一个完整的作业程序审查和批准的管理流程。这主要是SOP牵涉作业流程与作业标准,若不加以管理,那么任何一人都可以随意更改流程与标准。

企业内部所有流程与标准都是环环相扣,倘若任何一人可以随意变动,那么这个环扣就会发生断层因而产生问题。

9. 定期审查和更新

SOP不是静态文件;应定期审查和更新它们,以反映流程和法规的变化。

企业可以透过实施定期审查制度以保持程序最新,其中包括定期评估SOP的有效性,并根据需要进行修订,以反映最有效和最佳的实践。

最后,由于SOP的有效性在很大程度上取决于员工的沟通和理解程度,开展全面的培训课程,使人员熟悉SOP的内容并确保他们能够正确遵循。过去有写过几篇关于培训员工的文章,有兴趣的读者可以前往搜寻阅读。

结合以上,读者不难察觉,虽然任何人都具备编写SOP的能力,但是编写一份有效的SOP却是一项至关重要的技能。

有效的SOP可以提高运营效率、确保一致性和促进安全成为员工的宝贵工具以致可以更自信、精确地执行任务。 

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企业上市内功修炼课 内部管控至关重要/程志彬

当企业追求上市梦想时,无疑是迈出了重要的一步,但成功上市绝非只是凭借亮眼的业绩报表,建立健全的内部管理体系同样至关重要。

它就像是企业的内功修炼,能够确保公司经营的规范性、财务信息的可靠性,以及投资者的信心。

本文将探讨内部管控的重要性以及建议如何加强内部管理,使企业在上市征程中更加坚实。

所谓内部管控,简单来说就是企业为了实现经营目标,和保证财务报表真实可靠而制定的各种规则、程序和方法。

涵盖的范围包括组织架构的搭建、风险识别的能力,也包括员工的职业道德和做事流程的规范,更少不了信息沟通的畅通以及内部监督的严格性。举个例子,内部管控就好比公司制定的一套游戏规则,让大家按照章程办事,从而保证整个游戏的有序进行。

一个完善的内部管控体系通常包括环境控制、风险评估、活动控制、信息沟通和内部监督等方面。

首先是环境控制,相当于制定游戏规则的管理层,强调诚信经营和内部控制的重要性。

识别潜在风险

其次是风险评估,就像玩游戏前需要预估可能遇到的困难一样,企业需要识别潜在的经营风险。然后是活动控制,针对识别出的风险,制定相应的控制措施应对,避免出现危险。

信息沟通也十分重要,确保公司内部各部门之间信息共享,保持步调一致。最后是内部监督,需要有专门的监督机构或人员,时刻监督游戏过程,发现违规行为及时纠正。

通过遵循这些方面的指引,企业能够建立一套行之有效的内部管控体系,从而确保公司经营朝着既定目标稳健发展。

对于渴望上市的企业而言,健全的内部管控是通往资本市场的敲门砖。它能够为企业带来诸多好处。首先,健全的内部管控可以有效防止财务舞弊行为的发生,会大大增强财务信息的可靠性,使财务报表的可信度大大提高。

其次,提升投资者的信心。完善的内部管控表明公司治理良好,能够有效识别和管理风险,一切依法合理经营。这将吸引更多的投资者参与,为企业募集到更多资金,提高发行价格。

此外,良好的内部管控能够降低经营风险,帮助企业识别潜在的经营风险。通过有效的风险控制,企业可以减少财务损失、运营中断等情况的发生,保障企业的平稳发展。

优化业务流程

最后,内部管控还能提高运营效率,优化业务流程,减少流程中的漏洞和盲点,提高企业整体竞争力。

因此,对于想要上市的企业来说,光靠亮眼的业绩是远远不够的,建立良好的内部控制体系同样至关重要。

只有通过内功修炼,才能够在上市征程中披荆斩棘,最终实现企业的梦想。

稳健发展要诀

我们建议企业可以从以下各个方面采取一系列措施来加强内部管控,以确保公司的经营稳健发展。

首先,必须建立明确的组织架构和职责分工,确保各部门之间协调配合。

其次,加强对风险的评估和管理,及时发现潜在风险并采取措施加以应对。

第三,建立健全的内部审计机制,加强对公司内部各项业务活动的监督和检查。

同时,加强员工培训,提高员工的职业道德水平和业务素质,增强员工的合规意识和风险意识。

此外,加强信息系统建设,确保财务信息真实性和准确性,提高信息处理的效率和安全性。

再来,加强内部沟通,确保公司内部各部门之间信息共享和协同工作。

最后,建议务必建立有效的内部监督机制,确保监督措施的有效实施,及时发现和纠正违规行为。

相信通过以上措施,企业能够建立起一套行之有效的内部管控体系,提高公司的整体经营管理水平,为企业的上市之路铺平道路,奠定坚实的基础。

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