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创建清晰有效SOP/陈绣茗

近期为一家清洁服务企业编制标准操作手册,除了业主想要规范清洁员工们的行为标准,更主要是作为培训新清洁员工的根据。

在信息采取的过程,除了大开眼界之外,还真的应验了一句俗语——“外行看热闹,内行看门道”。

一个看似简单的清洁工作,其实内部所隐含的知识还真不少,就如烫一件衣服为例,随便烫也是烫,但要烫得所谓“好”还需要知识与功夫,还真难为了这些清洁工人与管理这些工人的业主。

一整天的资料采集下来,跟团队队友在车程中聊着就聊到,许多业主看编制作业程序也是如此。

这么多年遇过不少不能明白的企业业主,总是认为我们就是敲敲键盘打打字,既使是编制流程也是手到擒来,因此就感觉很简单,但是如果他们有亲自去编制时,就会知道那确实事一件不简单的事情。

标准操作程序(SOP)是重要文件,为在组织内执行各种任务提供分步说明。无论是在任何企业环境、制造业或服务业,一套精心制定的SOP对于简化流程、确保一致性和保持质量都有着高度的影响。 

过去的文章中多次有提起,有关判断作业程序的质量究竟是好还是不好,取决于其撰写的部分是否清晰、简洁且有效。

要编制一份好的作业程序,以下几项作为参考。

1. 了解目的和范围

在开始编写过程之前,必须清楚地了解SOP的目的和范围。

确定SOP将涵盖的具体任务或流程,并定义其目标受众。就如要盖房子之前必须清楚房子建筑蓝图。

2. 邀请主题专家参与

要打造一个准确且全面的SOP,若能让对流程或该任务有深入了解的员工或主题专家参与为最佳。

主题专家可以提供有价值的见解,确保SOP反映执行任务的最有效和高效的方式。他们的专业知识有助于识别潜在的陷阱和安全措施,从而提高文件的整体质量。

3. 使用清晰准确语言

清晰度是编写良好的SOP的基石。避免可能导致误解的行话、技术术语和模棱两可的语言。使用简单明了的句子,确保每个步骤都易于理解。

根据不同的读者需求,使用图表或插图等视觉辅助工具来补充书面说明并提高理解力。

取上述清洁公司的例子,其作业程序将会是全程以图片展示,让清洁员工可以明白进而得到有效的学习。

4. 保持一致格式

格式的一致性是使SOP易于使用的关键。使用逻辑流程组织文文件,将复杂的过程分解为更小的、易于管理的步骤。使用标题、副标题和项目符号来增强可读性。此外,建立标准化编号系统以帮助读者轻松浏览SOP。

5. 确保完整性和准确性

SOP必须全面,不留任何含糊之处或假设,更不存在“常识”认知,以避免因认知差异而产生误解并引致出错。

另外还有4点,下一期再续。

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财经新闻

调查:仅20%意识到风险 八成马企难应对极端气候

(吉隆坡22日讯)调查显示,全球企业对气候风险的认识和应对准备严重不足,仅有20%的受访企业意识到他们所营运中的气候相关风险,这尤其在依赖复杂供应链的大马企业,缺乏有效的业务连续性计划,将导致供应链中断,严重影响生产和运营。

特许公认会计师协会(ACCA)发布《迎接风暴:构建应对气候中断的韧性》显示,全球企业对气候风险的识别和应对准备严重不足,我国作为气候灾害高风险地区,企业界更有需要采取措施,以加强应对多变气候的韧性。

报告说,只有17%的企业演练应对重大中断的预案,而25%的企业甚至没有任何机制来增强韧性,同时只有37%的企业计划增加韧性建设的支出,反映出企业对气候韧性建设的重视程度不够,缺乏长期投资的意愿。

报告作者,同时也是特许公认会计师协会永续发展负责人的埃米琳斯凯尔顿表示,西班牙近期的大洪灾和全球日益频繁的飓风,是气候变化非遥远威胁的惨痛提醒,它正在重新塑造人类的生活和社区。

“必须将气候适应视为优先事项,不仅是为了保障自身营运,更是为了保护那些面临风险的人员和地区。气温上升、更强烈的降雨以及海平面上升的证据都表明,是时候必须立即采取行动,构建韧性,并减少进一步的危害。”

“日益加剧的环境威胁迫切需要全面的应对措施。然而,调查结果显示,气候适应计划尚未受到足够重视。当前正是各企业果断采取行动,保护自身未来并支持所服务社区的关键时刻。”

她指出,报告发现为大马提供了重要启示,特别是在我国频繁经历季节性洪水、山体滑坡及极端高温等气候灾害的背景下。

“以数字化为核心的企业不可忽视气候风险对远程工作团队的影响。为增强韧性,前瞻性的企业应主动支持远程工作者,例如提供电力备援和健康监测等措施,以应对日益不可预测的气候挑战。”

缺基建中断应急方案

特许公认会计师协会(ACCA)亚太区高级政策经理沙拉夫马丁认为,企业有必要意识到,他们在气候中断中适应和繁荣的能力,将决定其生存能力及所处社区的福祉。

通过上述报告,我国企业能主动保护其业务,并为永续未来作出贡献。”

此外,大马的企业界也缺乏对关键基础设施(如电力、交通)中断的应急预案,但实际上在极端天气事件频发的情况下,这是非常重要的。

报告指出,仅有少数企业能有效识别和应对气候风险,大部分企业缺乏有效的业务连续性计划和韧性建设机制。 

报告说,财务总监及团队在推动风险导向规划和永续商业计划方面,扮演着重要角色。

通过倡导排放目标和转型计划的透明度,可为减少碳足迹和实现净零目标提供关键支持。

“对于大马企业而言,这是重要的,特别是在遵循永续金融工具和监管要求方面。借助全球最佳实践,大马的财务团队有望在推动公平、包容和气候适应的未来中,发挥重要引领作用。”

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