相信许多非本科出身的读者都会对“系统化”这个词有着很抽象的概念，若要真正语言来描述系统化，很可能也无法很贴切的用言词来说明，回想过去念书的时候，也面对同样的问题。

“系统化”确实很抽象，用学术语言的解释，还确实很哲学。

多年执业与许多中小企业业主聊起系统化，不仅是很难想象，而且大部分都会偏向想成是一套作业软件，例如手机应用程序、ERP等各种软件。

这也是为什么很多企业在“系统化”的路途中，往往会不顺畅甚至缴了许多学费。

过去曾经多次分享了，若企业想要将内部作业数据化、甚至自动化的正确路途，有兴趣的读者可以前往浏览。这一期就分享数据化的前传——系统化。

企业必走之路

企业若要达到最佳管理效益，系统化管理体系就是必走之路。系统是由一组规则组合而成。系统化则是指在个别系统元素加以分类，将拥有相同的特征归纳到同一个类型，因而一套完整的系统来达到预定的目的。

举一个例子，消化系统是一个完整系统，因为这套系统就是消化食物为目的。组成消化系统有胃（本身就是一个系统）、肠（本身也是一个系统）。

现在想象你要重新组合消化系统，而你就是在“系统化”食物消化目的。

转化成企业管理。企业管理系统化，就是将一连串的管理规则（如同肠胃）组合归类而自成一套运作系统，进而达到此系统预计的目的。

例如、达到采购管理目的，细微采购管理的目的有

（1）下单不买错；

（2）下单不买过多；

（3）货品准时到；

（4）货品抵达是对的；

（5）货品抵达时质量是好的。

要达到这5个目的，就分别需5个不同规则，如：

（1）要确保下单不买错，下单之前必须检查申请采购单上列明的货品项目。

（2）要确保下单不买过多，下单之前必须检查库存并且检查生产计划。

（3）要确保货品准时到，下单的时候必须根据(1、2)综合、分析所得结论判断日期，并将这个日期在下单的同时告知供货商。

（4）要确保货品抵达是对的，将单交给指定收货人，收货人收货的时候核对货品项目包括数量。

（5）要确保货品抵达时质量是好的，必须培训收货人相关货品质量知识。

以上若要系统化此采购管理，（1）、（2）、（3）、（4）是可以被归纳在一起成为一套采购系统，而（5）则是辅助此系统，以致可以完整达到采购的目的。

当然，以上是尽可能简单化过程使得方便解说，实际上必须将各方因素考虑在内，以便可以真正达到所预计的效益。

编制作业程序就是系统化的过程，我们将各种目的、规则做出整合、归类，再纳入各种因素综合考虑后，将之以流程图的方式呈现以利阅读，再将这些流程图转变成为文字使得便以培训与审核。

透过以上简单的例子分享，期望读者可以对系统化有一定的概念，使得在系统化的过程中可以更为顺畅。