SOP写作最佳实践/陈绣茗
上一期分享了5点关于标准作业程序(SOP)写作最佳实践的办法,在此继续为各位读者分享另4点。
6. 安全和风险管理
编写SOP时,安全始终应放在首位。将安全指南和风险管理措施纳入程序中,特别是涉及潜在危险的任务。
制定紧急协议并为处理不可预见的情况提供明确的指示。
对安全的重视不仅可以保护员工,还有助于减轻组织的潜在责任。
例如:一家清洁公司的员工,风险在于当员工攀爬高处或者在高处执行清洁工作。即使那只是一个在家里执行清洁工作的劳工,当这个劳工攀上爬梯时,如果错误使用爬梯或者爬到高处,很可能会发生失去平衡而跌倒的意外事件。
7. 与用户一起测试
在最终确定SOP之前,可以邀请不熟悉该流程的员工一起执行以便进行测试。此步骤可以为编写者提供有价值的意见反馈,并有助于识别任何不清楚或缺失的信息。
再来,撰写SOP这么多年,看过所有的作业程序中99%都是以文字居多,甚至读完一段长长的说明后,才发觉该段落仅解释”为什么需要这本作业程序”。
很明显编写该SOP的人,是上网找了很多的参考文献,东凑西拼组合而成。繁杂的文字阅读下来,读者不仅没有建立对文件的概念,还因为阅读疲劳而无法真正理解。
真实上,文件书写的层次是需要有计划的编排,这也是我们在编写SOP前必须做好的功课之一。
8. 审批流程
SOP应经过彻底审查并获得批准后才生效并实施,为此建立一个完整的作业程序审查和批准的管理流程。这主要是SOP牵涉作业流程与作业标准,若不加以管理,那么任何一人都可以随意更改流程与标准。
企业内部所有流程与标准都是环环相扣,倘若任何一人可以随意变动,那么这个环扣就会发生断层因而产生问题。
9. 定期审查和更新
SOP不是静态文件;应定期审查和更新它们,以反映流程和法规的变化。
企业可以透过实施定期审查制度以保持程序最新,其中包括定期评估SOP的有效性,并根据需要进行修订,以反映最有效和最佳的实践。
最后,由于SOP的有效性在很大程度上取决于员工的沟通和理解程度,开展全面的培训课程,使人员熟悉SOP的内容并确保他们能够正确遵循。过去有写过几篇关于培训员工的文章,有兴趣的读者可以前往搜寻阅读。
结合以上,读者不难察觉,虽然任何人都具备编写SOP的能力,但是编写一份有效的SOP却是一项至关重要的技能。
有效的SOP可以提高运营效率、确保一致性和促进安全成为员工的宝贵工具以致可以更自信、精确地执行任务。
吕丽莲:美实施对等关税 槟城企业未被逼大裁员
(槟城11日讯)投资槟城机构表示,尽管美国近期对部分中国进口商品征收对等关税,但目前并未对槟州企业造成大规模裁员或公司停业的情况。
投资槟城总执行长拿督吕丽莲指出,州内大部分企业正采取理性应对的态度,积极检视供应链,并寻找因应关税影响的对策。
短期内不会仓促决定
她在与槟州首长曹观友共同出席“美国关税应对策略:保护槟城经济福祉”圆桌会议”后,在记者会上,如是表示。
“目前没有公司因为关税问题而被迫停产或迁出槟城。大多数业者正在探讨如何调整供应链结构,以减轻冲击,”
她补充,多数制造业者的生产计划通常都会提前三至六个月拟定,因此企业短期内不会作出仓促决定。
“我们目前还未处于大规模停工或裁员的阶段,业界反应审慎且务实。”
此外,她指出,槟城在2023年对美出口总额达760亿令吉,占全州出口总额的约17%;同时对中国和新加坡的出口则分别个占18%和15%,其中电子与电器产业为主要贡献领域。
上述圆桌会议共吸引35位来自政府、商界及学术界的代表出席,聚焦探讨如何缓冲国际贸易环境变化对地方经济的影响。

槟州政府与业界领袖、商会代表及投资策略伙伴举办闭门圆桌会议。前排左起为吕丽莲、曹观友、再里尔及黄基明。
槟设关税监督工作小组
创建“贸易适应工具包”
槟州首席部长曹观友宣布,槟州政府将成立“槟城关税监督工作小组”,并与联邦政府合作创建“贸易适应工具包”(Trade Adaption Toolkit),协助本地企业尤其是中小出口商应对美国关税政策带来的不确定性。
曹观友今日在槟城研究院与业界领袖、商会代表及投资策略伙伴举办闭门圆桌会议,讨论美国贸易政策对本地企业带来的实际影响后,召开记者会时透露这项消息。
“这些措施虽非一蹴而就,却是我们保护经济、支援企业和提振投资者信心的重要步骤。”
他说,尽管美国政府已宣布暂缓执行大部分新关税措施为期90天,但槟城作为大马最依赖贸易的州属,须做好应对挑战的准备,更需以战略性和协调性方式积极应对局势。
他指多家企业与贸易相关协会已进行内部评估,部分中小企业也已直接感受到市场压力。
有业者担心若不采取及时应对,部分国际企业可能把生产与订单转向墨西哥等其他国家,以规避美国高额关税。另一些企业也担心市场上可能会出现原材料过度倾销情况,可能对槟州本地市场造成冲击。
此外,业者也反映通货膨胀所导致的营运成本上升,也成为中小企业目前面对的其中难题。
曹观友透露,与会者皆呼吁联邦政府应该在这90天的暂缓期内,尽速与美国展开磋商,因为其他东盟国家如越南已开始行动。
州政府拟2策略应对
(一)成立槟城关税监督工作小组,作为与联邦政府协调的平台,专负责追踪国际贸易政策动态、收集受影响企业的意见,并为政策制定提供数据支持。该小组将作为槟州与联邦单位,如投资、贸易及工业部、大马投资发展局(MIDA)之间的沟通桥梁。
(二)与联邦政府创建“贸易适应工具包”,以提供出口商与中小企业实用指南,内容涵盖关税合规建议、产地重组策略、以及如何借助区域全面经济伙伴关系协定(RCEP)、跨太平洋伙伴全面进展协定(CPTPP)等区域协议,拓展替代市场。
曹观友:确保中小企不被边缘化
“我们不能也不应孤军作战,联邦政府必须确保中小企业、供应链上下游厂商不会在冲击中被边缘化。”
大马作为今年东盟轮值主席国,曹观友呼吁联邦政府更积极协调区域伙伴,共同发出统一声音,对抗单边贸易措施。
“协调一致的东盟立场,有助于稳定供应链、重建投资者信心,并守护大名数十年来受惠、以规则为基础的自由贸易体系。”
他强调,尽管挑战重重,但槟州不会退缩,而是重新定位、调整和坚定自身作为国家经济引擎的角色。
出席者包括掌管槟州基设、交通及数字委员会的行政议员再里尔、投资槟城机构总执行长拿督吕丽莲、槟城研究院院长黄基明博士等。