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产业经理无权取代管理委会/黄伟益

许多高楼或分层建筑物都聘有产业经理,协助共管机构或管理机构来管理他们的物业。

然而,许多产业经理一直拿捏不准,究竟在专业守则与客户要求之间,应该把持怎样的立场?

首先,我们必须认清,若产业经理受委托为发展商、共管机构或管理机构提供服务,他们就是要为这些单位提供服务的产业管理公司。

这就好像律师、建筑师或者保险经纪,不管他们再怎样自认清高,他们总不可能违抗客户的指示或要求,按个人的旨意为所欲为。

按客户意思完成工作

总而言之,顾客永远都是对的。尽管你的角色为客户提供相关的专业意见,但若客户不采纳你的看法,而有不一样的看法,你不能就因此说这个客户是错的。毕竟,这位客户有本身不同的考量,当然他也准备去承担不同决定所可能带来的风险,甚至可能要付上更大的代价。

只要产业经理为客户提供全方位的专业意见,最终的决策就是交给客户自行来做了。即使客户做错了某个决定,导致所有管理委员或是管理层被业主炮轰,产业经理依然要顶住这些压力,进而纾缓整个局面,再来寻求更好的解决方案。

既然产业经理属于服务商之一,他们就没所谓的决策自由,一切就需按照客户的意思来完成所交托的工作。产业经理绝对无权指管理委员会任期超过15个月未召开大会,就自行接过管理权召开常年大会或特大,来推选新一批管理委员来接手。

同样的,产业经理无权针对某个管理委员因为超出法令所规定的任期限制,就直接把对方拉下马。即使法令有明文规定,但这不代表产业经理就享有超越专业伦理的特权,随时可超越委任方甚至是取代委任方,来行使法令原本赋予委任方的角色或权力。

一旦有这种情况,原本专业的产业经理就会变得不专业了。毕竟,产业经理是由发展商、共管机构或管理机构所委任的,不管你喜欢或不喜欢,你都不可能逾越甚至是取代委任方的角色。

这就是所谓产业经理必须行使受托人的责任或义务(Fiduciary Duty),就是当你为他人利益办事时,必须使自己的个人利益服务于他们的利益。你不能选择爱惜羽毛,更不能独善其身,反而要时时刻刻捍卫委任方的利益,再不然就是选择退出管理层。

扮演“看守政府”角色

在管理委员会无法正常运作的情况下,产业经理可以在过渡时期扮演“看守政府”的角色,或者扮演稳定剂的角色,直至新的管理委员会被选出来为止。法定有规定管理委员会在任何时候,必须由最少3人所组成。

若当中有人辞职、逝世、售卖产业或破产而被解除职务,导致管理委员会少过3位委员,这个管理委员会就被视为不合法而须立即终止操作。一旦出现这种情况,建筑总监将会发通告要求业主推荐适合的业主人选,让建筑总监通过委任他召开特大并选出新的管理委员会。

在这期间,产业经理就要确保一切的管理工作照样进行,所有的水电供不受影响,还有整个财务管理一切既定作业程序来处理。这个时候肯定会更加考验一个产业经理的专业能力,进而检视其如何执行本身专业守则的实际程度。

一旦新的管理委员会接手后,产业经理还是要继续稳守其本来的角色,继续以服务商的形式为管理委员会提供所需服务。

分层管理法保护产业经理

或许,产业经理会担心没有恪守本身的专业守则,而成为被业主讨伐或被追究责任的一方?

在这方面,2013年分层管理法令就为所有产业经理提供了所需要的保护层,让产业经理不需要因为发展商、共管机构或管理机构的错误决策完全负责任。这个法令不允许任何业主在未获分层管理仲裁庭准令的情况下,将产业经理带上仲裁庭。

即使这些错误决策可能是因为产业经理所造成,但是业主也只能通过入禀分层管理仲裁庭,将发展商、共管机构或管理机构带上庭。当然,发展商、共管机构或管理机构是否要撤换原有表现不善的产业经理,这就交由他们自行去决定了。

很多人一直错误认为分层管理法令所指的Managing Agent(楼管代理),就是产业经理。然而,当中最基本的分别,楼管代理乃是指由建筑总监所委任,负责去接管某个楼盘的产业经理。

至于其他非由建筑总监所委任,而只是由发展商、共管机构或管理机构所委任的产业经理,他们不能对外自称或被称呼为楼管代理。

由于楼管代理一般上是在管理委员会无法再操作的情况下,始被建筑总监委任来接管某个楼盘,他们一般上只需按照建筑总监的指令做决策,因而拥有很大的决策空间。为了确保楼管代理不会滥权或是乱来,业主可以随时将他们带上仲裁庭。

像公务员维系行政运作

若以国家政治体系操作来看,共管机构或管理机构就像是一个国家,业主通过召开大会或特大来选出管理委员,然后再通过复选来组织内阁(选出主席、秘书及财政),而产业经理就像是公务员,负责维系整个国家的行政运作。

一旦新的政府选出来之后,所有的决策都要交回给新的管理委员会来负责,而产业经理只是负责执行管理委员会一切的决策。

在这种情况下,一个不选边站并且全程保持专业并显得中立的产业经理,绝对不会因为另一阵营的候选人当选而立即被撤换。

当然,若业主所选出来的,反而是一批投机分子,即使您这个产业经理再专业、再中立,只要你不跟他们这一批人“埋堆”,你还是会面对被人请走的命运。这就要看各别楼盘或新管理委员会的造化了。

只要是管理委员会通过召开会议,并获得大多数委员支持而通过的决策,产业经理就必须专业公正地执行这些决策。哪管你不喜欢某个产品的品牌,或是不满意某个供应商,甚至觉得这个产品的品质有问题,你都没有权力去改变这个结果。

只要你在决策过程中,给了管理委员会您的专业意见或看法,让他们在获得全面资讯的情况下做了这个决定,即使管理委员会最终拍板决定采取相反的决策,你根本没有必要耿耿于怀。

只要我们清清白白、坦坦荡荡、认认真真去做完这件事,我们就可以问心无愧了。

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物管界生存法则 全年无休服务至上/黄伟益

从2020年1月21日开始,我在贵报写产业专栏稿,如今终于要来到最后一期了。感谢贵报当时的副总编辑黄秋桦邀约,加上为了回馈《南洋商报》当年提拔我之恩情,我是在分文稿费未收的情况之下,在2024年7月21日刚好4年半的今天,为本专栏,以最后一篇文稿收官。

过去4年,我们经历冠病疫情的艰难时期,我们也见证过政坛的风起云涌,但我们在物业管理这领域,却极少会受到政治或经济方面的冲击。虽然我们从事物业管理,工作讲好听是以管理物业为主,但更多时候,其实所管理的反而是人本身。

这就是物业管理的底层逻辑!凡有人的地方就有政治,凡有人的地方就有冲突,我们的角色就是居中斡旋,进而达成最多人能认同的一套方案。否则,我们只会内耗,互相消磨彼此的热诚,最后反而让既得利益者笑到最后。

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