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作业程序利沟通授权/陈绣茗

今日正当我在与其中一名业主讨论并修订已经撰写的作业程序(SOP)时,该公司另一名业主由于在整个辅导的过程中比较少接触,当我们在商讨作业程序上的政策与作业标准时,突然对其股东说:“我们应该聘请这样的人,就是可以将我们心中所想的,将之书写下来”。

这么多年来,总结客户的委托,撰写超过百本各种各样的作业程序,感觉作业程序最大的好处,就是协助业主传达的“心愿”。



每每有业主登门,大多都会投诉授权无效,员工无法完全执行任务,沟通上又常发生代沟产生误解。

无论问题为何,总是无法离开作业程序的缺乏。

以下解说为何作业程序可以协助企业达到授权目的。

沟通工具

一、作业程序可作为一种沟通工具,目的是管理人员和员工能够很清晰明白自己的工作,并且能以一致的方式完成各自任务。



作业程序的范畴是包含了各种政策、计划、报告、表格和工作方法等都是企业运转的要素之一。

拥有完整的作业程序亦是授权员工的方法之一,因为它将员工与管理层之间的日常业务以文字清楚阐述,发挥了沟通效果,使得员工与管理层都能集中在完成重要任务上,而非忙碌于解决误解或解释。

举一案例,有家经营连锁餐饮业的企业,老板非常优秀,在投资培育员工上也从来不予吝啬,但就是缺乏设计妥当的作业程序,员工上下在执行任务上,依然还仰赖老板意见与工作指示,导致老板非常忙碌没有一日安宁,公司也有简单的作业程序,但却无法如愿发挥功效。

传达愿景

二、作业程序传达管理政策和愿景。前几期我有在文章中提企业文化对员工的影响,也有提及不建议拷贝复制他人所写下的文化说明。

原因就是,一家企业的文化,其实源自企业高层/创办人的政策方向(简单来说是管理层/创办人的愿望列表),而作业程序都是从此政策方向展开,以致政策得以在展开工作时逐一落实。

因此,员工如能从落实作业程序中了解愿景,就可以有信心做出应有的决策,这是为何作业程序可以达到员工授权的目的。

行为规范

三、一个设计妥当的作业程序,确实是可以将企业的经营理念转换成为行为规范。

明确的政策和作业程序,加快了员工制定决策,不仅缩短作业时间,也达到赋予员工权力的目的。

政策与作业程序代表着营运上的权威,让员工在最短的时间内获得正确答案,对于整体运作是有益的。

一个设计妥善的作业程序,不仅仅诠释了“心愿”,同时确保企业遵守法律规范,例如满足国家规定的安全措施等,提升质量稳定性。

总结以上,政策和作业程序的目标是确定与规范企业内部沟通的方式和方法,期许在最短的时间内以最低的成本获得所执行的服务或制造的产品。

以作业程序来达到授权员工的方法,间接还可以因为员工获得被授权的信任,而提高其工作满意度和士气。

如果企业具有作业程序,却往往还发生管理人与员工之间对作业的误解,那么,就应该仔细查询问题所在并修订作业程序。

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在商言商

沟通的艺术/黄伟俊荣誉博士

拿督斯里黄伟俊荣誉博士(Orando控股有限公司董事经理)

沟通不仅只限于人类,动物也有沟通的方式,但相较于人类,它们的沟通显然更为简单、直观。

人类的文明正是从有了沟通的能力开始至今。尽管动物也懂得沟通,但表达能力依然有限,只有宠物会比一般动物好,能与人类的互动中表现出更高的 “沟通能力” 。

随着时间推移,人类的进化和沟通方式,也跟着时代和社会进化变得不一样。  如果大家有留意不一样的地区,例如东方和西方,从古至今,讲话、用词、语言都有所不同。

以中国为例,打从周朝或商朝开始,中国就大力推广文化和宗教。他们起初是用文言文,过后是白话文,逐渐演变成潮语,这也是沟通方式的进化。  回到今天的主题 - 沟通的艺术。我个人的观察是,亚洲近200年来的沟通艺术,进化得特别快。

200年前的沟通方式,书写上一定是用文言文,然后将近100年前,随着鲁迅、徐志摩等文人推广白话文,白话文开始成为了主流书面语言。

到了50年前,很多海外华裔子弟开始接触中西合并的教育,然后得到的是幽默感的开始,直到今天,大家是以很简单和潮语方式的沟通。此外,随着时代的变迁,不雅的言词也越来越普及化。  如今随着时代的进步,很多人的沟通能力却逐渐弱化,因为随着社会环境和科技进步共同推动的结果,沟通的方式越来越简化。

今天,人类沟通的方式,很多时候由于表达不清晰、情感传递不准确,常常让人产生误解,甚至冲突。

精准表达做事更顺

语言是一种强大的工具,因为不一样的沟通方式,可以轻易掌握对方的喜、怒、哀、悲、伤和痛。

如果精准地掌握和运用好语言,能让对方更好得接纳你所表达的内容,也可以使你的贵人越来越多,做事比较顺利,这也是一种福。

为什么有福之人越来越少,做事也不顺,大部分的原因是因为表达能力差,也不了解沟通的艺术。

此外,也许是人类的进化,加上现代社会快节奏的生活方式,缺失影响了人们的沟通模式,很多人无法静下心来,进行深度的对话和理解。在学校、国会、政坛、商场和家庭中,不可以忽略语言沟通的的重要性。

要成为一名佼佼者,沟通的艺术不可或缺,它不仅能提升个人素养、增强团队合作,还能促进职业发展。

此外,它也对个人的情感生活有着深远的影响。有效的沟通能增进彼此的理解和信任,使得人际关系更加紧密。在家庭中,良好的沟通能有效缓解矛盾,促进家庭成员之间的理解与支持。

人与人之间的相处模式,其实是互相理解和尊重的艺术;每个人的思维模式差异,也决定了各自的沟通方式。

一旦能掌握了沟通的艺术,我们就能更容易得理解别人语言背后的真实意图。正如鬼谷子所说的“口乃心之门户”,嘴巴只是传递内心的工具而已,一切语言且源自于内心。因此,沟通的艺术是何其重要,不仅能够打破人与人之间的隔阂,化敌为友,更能改变一个人的命运。

沟通不仅是信息的传递,更是一种情感的交流。

我们需要根据不一样的场景,选择最合适的言语,展示出真诚的态度。真诚并不意味着随意表达心中所有的情绪,而是根据不同的群体和场合,调整自己的表达方式,考虑对方的背景和需求,从而提高沟通的有效性。  沟通是一门艺术,更是一项生活中必备的技能。为了更好地掌握沟通的艺术,我们应重视沟通技巧的提升。通过阅读书籍、观察他人的沟通方式,都是提升自我的有效方式。

总而言之,充分掌握沟通的艺术,我们不仅能更好地理解他人,也能更好地被理解,从而在各个领域中,都能帮助我们实现想要的结果。

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